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快速解答
快速解答：建立一套清晰的工作流程，用於發送、追蹤與整理回覆，讓賓客資料能直接用於座位安排、餐飲規劃與提醒通知。
開始之前
- 確認邀請函的寄送日期與回覆期限。
- 決定你需要從每位賓客那裡收集哪些資訊。
- 只保留一份唯一的回覆記錄來源。
逐步說明
- 定義在你的系統中，什麼樣的 RSVP 才算完整。
- 設定一個明確的截止日期，並在各處一致地重申。
- 以家庭為單位追蹤回覆，而不只是個別姓名。
- 在同一個流程中記錄攜伴、兒童、餐點選擇與備註。
- 在廠商確認人數之前，跟進尚未回覆的賓客。
- 鎖定最終名單，並匯出供座位安排與餐飲使用。
最重要的事
- 單一追蹤系統可避免重複或衝突的更新。
- 清楚的措辭能減少賓客的困惑與逾期回覆。
- 及時跟進可保護你的最終人數與座位安排成果。
常見錯誤，請避免
- 使用超過一份名單或管道來收集回覆。
- 將口頭上的「也許」視為確認回覆。
- 等太久才跟進尚未回覆的 RSVP。
- 將餐點備註與實際的 RSVP 記錄分開存放。
常見問題
我們應該接受多種方式的 RSVP 嗎？
將所有回覆集中在同一個系統中會更安全，這樣才不會出現重複或遺漏的情況。
我們應該什麼時候跟進尚未回覆的賓客？
在截止日期後盡快跟進，趕在餐飲人數、座位安排和提醒事項變得緊迫之前。
每筆 RSVP 應該保留哪些資訊？
最終回覆、攜伴人數、兒童人數、餐點選擇，以及任何影響籌備工作的備註。
下一步
下一步：使用 Wedding Seat 賓客名單工具，在同一個地方追蹤 RSVP、備註與已備妥座位的賓客資料。
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